Modernisierung von 30 Jahren Reiseveranstaltung

Der Kunde

Hafermann Reisen ist ein familiengeführter deutscher Busreiseveranstalter mit Sitz in Witten, Nordrhein-Westfalen. Drei Gesellschaften — Hafermann Reisen, Hafermann Reisen Plus (Flusskreuzfahrten) und Hafermann Reisen Exklusiv (exklusive Gruppenreisen) — bedienen eine ältere deutsche Zielgruppe über rund 1.400 Partneragenturen und einen jährlichen Gesamtkatalog.

Das Unternehmen betreibt 10 eigene VDL-Reisebusse und ca. 15 Subunternehmer-Busse und führt alles von Tagesfahrten bis hin zu mehrwöchigen internationalen Rundreisen durch.

Die Herausforderung

Seit 30 Jahren arbeitete Hafermann mit einem AS400-System. Reiseplanung, Hoteleinkauf, Preisgestaltung, Buchung, Logistik und Finanzen — alles lief über Terminaloberflächen, die in einer anderen Ära entstanden waren.

• • Abteilungen arbeiteten in Silos — kein Datenaustausch in Echtzeit
• • Manuelle Datenerfassung über nicht vernetzte Systeme hinweg
• • Institutionelles Wissen existierte ausschliesslich in den Köpfen der Mitarbeitenden
• • Kein modernes Reporting, keine API-Integrationsfähigkeit
• • Zunehmendes Risiko: Das Team, das die AS400 betreute, näherte sich dem Rentenalter

Der Ansatz

Wir haben kein generisches ERP gebaut und Hafermann gebeten, sich anzupassen. Wir haben Monate damit verbracht, das Geschäft zu verstehen — in jeder Abteilung gesessen, jeden Workflow nachvollzogen, jede Datenstruktur kartiert.

Aktueller Stand

• ✓ Reiseplanung: im Produktivbetrieb, taeglicher Einsatz
• ✓ Produktkonfiguration: Unterkuenfte, Zimmertypen, Reiserouten in Betrieb
• ✓ Hoteleinkauf: automatisierte E-Mail-Pipeline mit Echtzeit-Tracking aktiv
• ✓ Hotel-Deduplizierung: Bereinigung und Konsolidierung von Lieferantendaten aus 30 Jahren
• ✓ 22 Preistabellen: deployed, Befuellung laeuft
• ✓ Datenmigration von AS400: laeuft parallel
• • Preismaschine: naechster grosser Meilenstein
• • DATEV-Finanzintegration: konzipiert, wartet auf Buchhaltungsvorschriften

Die Partnerschaft

Dies ist keine Auftraggeber-Auftragnehmer-Beziehung — es ist eine Partnerschaft. Die Vertragsverhandlungen dauerten 13 Monate, weil beide Seiten es richtig machen wollten. Der Patriarch des Unternehmens ist ein Power-User, der neue Funktionen an Abenden und Wochenenden testet und detailliertes Feedback mit Screenshots sendet. Die Fachabteilungen gestalten das Datenbankschema direkt mit.

Hafermann hat sich in einem etablierten Markt mit bestehenden Wettbewerbern fuer SKGT entschieden. Nicht weil wir ein fertiges Produkt hatten — sondern weil wir mit Fragen kamen, mit Notizbuechern, und dem Versprechen, ihr Geschaeft zu verstehen, bevor wir eine einzige Zeile Code schreiben.

Unter der Haube

Reisepreiskalkulation ist einer der komplexesten Bereiche der Touristikbranche. REISE ERP loest das mit einem Drei-Komponenten-Kostenmodell:

Diese Granularitaet bedeutet: Preise werden pro Reiseinstanz berechnet, nicht pro Saison — das gibt Hafermann eine Flexibilitaet, die Wettbewerber nicht bieten koennen.

Naechste Schritte

Die vollstaendige Produktivschaltung ist fuer Juli 2026 geplant. Die Preismaschine ist der naechste grosse Meilenstein, gefolgt von Logistikmanagement und vollstaendiger DATEV-Anbindung. Das Ziel: Hafermann arbeitet ausschliesslich mit REISE ERP, die AS400 wird abgeloest und der erste Katalog entsteht aus dem neuen System.