Εκσυγχρονισμός 30 χρόνων τουριστικών λειτουργιών

Ο πελάτης

Η Hafermann Reisen είναι μια οικογενειακή γερμανική εταιρεία τουριστικών εκδρομών με λεωφορεία, με έδρα το Witten στη Βόρεια Ρηνανία-Βεστφαλία. Τρεις νομικές οντότητες — Hafermann Reisen, Hafermann Reisen Plus (ποταμοπλοΐα) και Hafermann Reisen Exklusiv (αποκλειστικές ομαδικές εκδρομές) — εξυπηρετούν ηλικιωμένο γερμανικό κοινό μέσω ~1.400 συνεργαζόμενων πρακτορείων και ετήσιου καταλόγου.

Διαθέτουν 10 ιδιόκτητα VDL λεωφορεία και ~15 λεωφορεία υπεργολάβων, με δρομολόγια που κυμαίνονται από ημερήσιες εκδρομές μέχρι πολυεβδομαδιαία διεθνή ταξίδια.

Η πρόκληση

Για 30 χρόνια, η Hafermann λειτουργούσε με σύστημα AS400. Σχεδιασμός ταξιδιών, αγορές ξενοδοχείων, τιμολόγηση, κρατήσεις, logistics και οικονομικά — όλα μέσα από τερματικά μιας άλλης εποχής.

• • Τα τμήματα λειτουργούσαν σε silos — χωρίς ανταλλαγή δεδομένων σε πραγματικό χρόνο
• • Χειροκίνητη καταχώρηση δεδομένων σε αποσυνδεδεμένα συστήματα
• • Η θεσμική γνώση ζούσε στους ανθρώπους, όχι στα συστήματα
• • Χωρίς σύγχρονο reporting, χωρίς δυνατότητα API integration
• • Αυξανόμενος κίνδυνος: η ομάδα που συντηρούσε το AS400 πλησίαζε στη σύνταξη

Η προσέγγισή μας

Δεν χτίσαμε ένα γενικό ERP και ζητήσαμε από τη Hafermann να προσαρμοστεί. Αφιερώσαμε μήνες μαθαίνοντας τη δουλειά τους — καθίσαμε με κάθε τμήμα, κατανοήσαμε κάθε ροή εργασίας, χαρτογραφήσαμε κάθε δομή δεδομένων.

Τρέχουσα κατάσταση

• ✓ Σχεδιασμός ταξιδιών: σε παραγωγή, καθημερινή χρήση
• ✓ Διαμόρφωση προϊόντων: καταλύματα, τύποι δωματίων, δρομολόγια σε λειτουργία
• ✓ Αγορές ξενοδοχείων: αυτοματοποιημένη ροή email με real-time tracking
• ✓ Deduplicate ξενοδοχείων: καθαρισμός και ενοποίηση δεδομένων προμηθευτών 30 ετών
• ✓ 22 πίνακες τιμολόγησης: deployed, συμπλήρωση σε εξέλιξη
• ✓ Μετάπτωση δεδομένων από AS400: τρέχει παράλληλα
• • Μηχανή τιμολόγησης: επόμενο μεγάλο milestone
• • Ενσωμάτωση DATEV: σχεδιασμένη, αναμένει κανονισμούς λογιστικής

Η συνεργασία

Δεν είναι σχέση πελάτη-προμηθευτή — είναι συνεργασία. Οι διαπραγματεύσεις για το συμβόλαιο κράτησαν 13 μήνες γιατί και οι δύο πλευρές ήθελαν να το κάνουν σωστά. Ο πατριάρχης της εταιρείας είναι power user που δοκιμάζει νέες λειτουργίες βράδια και σαββατοκύριακα, στέλνοντας λεπτομερές feedback με screenshots. Τα τμήματα συμμετέχουν απευθείας στον σχεδιασμό του schema.

Η Hafermann επέλεξε την SKGT σε μια αγορά με υπάρχοντες ανταγωνιστές. Μας επέλεξαν όχι επειδή είχαμε έτοιμο προϊόν — αλλά επειδή ήρθαμε με ερωτήσεις, σημειωματάρια, και τη δέσμευση να μάθουμε τη δουλειά τους πριν γράψουμε μια γραμμή κώδικα.

Κάτω από το καπό

Η τιμολόγηση ταξιδιών είναι από τα πιο πολύπλοκα κομμάτια της τουριστικής βιομηχανίας. Το REISE ERP τη χειρίζεται με μοντέλο κόστους τριών συνιστωσών:

Αυτή η λεπτομέρεια σημαίνει ότι οι τιμές υπολογίζονται ανά instance ταξιδιού, όχι ανά εποχή — δίνοντας στη Hafermann ευελιξία που οι ανταγωνιστές δεν μπορούν να προσφέρουν.

Τι ακολουθεί

Πλήρες go-live σε παραγωγή με στόχο τον Ιούλιο 2026. Η μηχανή τιμολόγησης είναι το επόμενο μεγάλο milestone, ακολουθούμενη από διαχείριση logistics και πλήρη ενσωμάτωση DATEV. Ο στόχος: η Hafermann λειτουργεί αποκλειστικά μέσω REISE ERP, το AS400 αποσύρεται και ο πρώτος κατάλογος παράγεται από το νέο σύστημα.